Cara Menyusun Rencana yang Efektif
untuk Sebuah Proyek
Penyusunan sebuah skema yang efektif untuk sebuah proyek
mungkin terlihat sebagai sebuah pekerjaan yang berat. Pada prakteknya,
penyusunan skema proyek ini sebenarnya adalah sebuah prosedur yang sangat
penting. Penyusunan skema proyek
dilakukan atas dasar pertimbangan yang logis mengenai apa saja yang diperlukan
untuk mencapai hasil yang diinginkan, sesuai jadwal dan menggunakan biaya yang
lebih rendah daripada anggarannya.
[[Kategori:Keuangan dan Bisnis]]
== Langkah ==
1. Rencanakan sebuah pekerjaan dengan pertimbangan
yang logis.
Penyusunan sebuah skema yang efektif untuk
sebuah proyek mungkin terlihat sebagai sebuah pekerjaan yang berat. Pada
prakteknya, penyusunan skema proyek ini sebenarnya adalah sebuah prosedur yang
sangat penting. Penyusunan skema proyek
dilakukan atas dasar pertimbangan yang logis mengenai apa saja yang diperlukan
untuk mencapai hasil yang diinginkan, sesuai jadwal dan menggunakan biaya yang
lebih rendah daripada anggarannya.
2. Siapkan sebuah daftar untuk pemeriksaan
hasil kerja.
Meskipun masing-masing direktur mungkin
mempunyai pendekatan dan cara pemantauan proyek yang berbeda-beda, beberapa
jenis industri, perusahaan, dan bisnis biasanya menggunakan daftar pemeriksaan
sebagai landasan awal untuk menyusun rencana kerja bagi proyek mereka.
a.
Para manajer yang terlibat secara aktif dalam
manajemen proyek harus lebih sering menggunakan daftar pemeriksaan untuk
perencanaan proyek; termasuk memasukkan apa saja yang menjadi tujuan dan
tanggung jawab mereka.
b.
Pendekatan yang digunakan dalam menangani sebuah
proyek mungkin saja bervariasi, tetapi dasar untuk mempersiapkan sebuah daftar pemeriksaan
pada umumnya sama tanpa tergantung pada bidang industri, ukuran proyek, atau
tujuannya.
3. Susunlah rencana secara rinci.
Penyusunan rencana proyek yang baik dapat
dilakukan dengan menentukan apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan dan
persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi.
·
Tujuan dan sasaran harus dinyatakan dengan jelas
dan singkat, untuk mengarahkan pengembangan proyek dan menetapkan cara
pengukuran yang akan digunakan dalam mengevaluasi pertumbuhan dan hasil-hasil
yang telah dicapai.
·
Pelajari secara khusus jika ada sudah pernah ada
proyek yang sama, dan lakukan penelitian tentang kesalahan-kesalahan atau
masalah apa saja yang harus diwaspadai agar tidak terjadi lagi kesulitan yang
sama pada saat menyelesaikan proyek yang sedang berjalan.
·
Anggaran proyek yang sudah ditentukan tetap
harus bisa disesuaikan agar proyek yang direncanakan bisa berhasil dengan biaya
yang lebih rendah daripada anggarannya. Hitunglah berapa jumlah dana yang sudah
tersedia dan besarnya kebutuhan dana untuk proyek ini.
·
Anggota kelompok harus memahami fungsi dan
kewajiban mereka, dan harus mampu untuk memenuhi secara efektif apa yang
dibutuhkan oleh proyek ini. Mereka harus memahami bahwa keberhasilan proyek sangat tergantung pada
mereka.
4. Lakukanlah analisis risiko.
Rancangan sebuah proyek yang efisien
membutuhkan sebuah analisis atas risiko yang mungkin timbul. Setiap faktor
risiko harus diperhitungkan/dianalisis. Ketahuilah apa bahaya yang mungkin
harus dihadapi, kerugian-kerugian yang mungkin terjadi dari proyek ini dan
bagaimana cara mencegahnya.
5. Lakukanlah penyesuaian selama proyek
berjalan.
Setelah rencana proyek disusun, lakukan
peninjuauan dan penyesuaian yang dibutuhkan sampai rencana ini dipastikan bisa
terlaksana dan mencapai hasil yang diinginkan.
- Direktur pelaksana proyek harus melakukan pemeriksaan secara berkala dengan membandingkan antara tujuan dan sasaran dari kelompok yang menjalankan proyek terhadap Sasaran-Sasaran Utama yang ingin dicapai.
6.
Siapkan
sebuah jadwal kerja dalam format yang jelas yang mampu memberikan target waktu
dari seluruh pekerjaan. Penentuan
target waktu untuk pencapaian hasil ini akan dipengaruhi oleh kualitas dan
kompleksitas dari proyek.
7.
Buatlah
kesepakatan terlebih dahulu. Rincian atau struktur dari rencana proyek
(begitu juga dengan rencana dari setiap orang yang mempunyai kepentingan yang
sama) harus disetujui oleh direktur, bagian pembelian dan pimpinan dari
pengelola proyek.
8.
Lakukan
pemeriksaan ulang atas finalisasi rencana proyek. Langkah terakhir ini hanyalah penutup dari
penyusunan rencana proyek yang efektif.
Dan merupakan langkah awal dari pelaksanaan proyek.
== Tips ==
- Adanya sebuah rencana proyek mengarahkan para pelaksana proyek dan tim proyek agar siap untuk melaksanakan rencana yang sudah disusun. Langkah-langkah untuk pelaksanaan proyek harus sudah ditentukan, peralatan dan dana yang dibutuhkan sudah disiapkan, hal-hal yang membahayakan sudah diketahui, dan jadwal kerja sudah ditetapkan.
- Pengetahuan tentang proyek harus berkesinambungan. Sebaiknya, tim pelaksana proyek tidak melakukan proyek transisi, tetapi jika hal ini terjadi, harus ada sistem yang dibuat dari awal untuk menjamin kesinambungan pengetahuan tentang proyek ini kepada penanggung jawab proyek yang berikutnya.
- Kunci dari keberhasilan dalam sebuah proyek adalah persiapan. Membuat rencana kerja proyek adalah hal yang pertama yang harus dilakukan pada saat mempersiapkan sebuah proyek. Persiapan proyek sering terabaikan karena ingin segera menjalankan proyeknya. Hal ini terjadi karena kebanyakan orang tidak memahami pentingnya membuat rencana untuk sebuah proyek yang bisa menghemat waktu, uang dan mencegah terjadinya masalah.
== Peringatan ==
*Sebuah proyek mungkin tidak bisa berhasil dengan baik tanpa
adanya rencana terlebih dahulu.
== Sumber ==
situs web John Ratch
http://www.projectmanager.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar